Importanti cambiamenti stanno trasformando la telefonia aziendale e hanno diverse cause: i progressi nella tecnologia IP, l'esplosione della comunicazione mobile, la crescita dei servizi basati su cloud, lo sviluppo della videoconferenza, solo per citarne alcune (note tratte dal white paper Enterprise Telephony di Compare Business Products).

Ci sono due modi per guardare a questi cambiamenti e al loro effetto sull'azienda.
Uno considera le potenziali sfide da affrontare. L'altro guarda alle opportunità per migliorare la capacità di comunicazione degli addetti.

BYOD
Il white paper, prodotto da Compare Business Products, inizia ad affrontare lo spinoso tema del BYOD. I problemi nei confronti della telefonia aziendale sono riconducibili soprattutto al crescente uso di smartphone. Una delle ragioni di questa crescita è la popolarità degli smartphone tra i consumatori: i dipendenti si aspettano le stesse caratteristiche che hanno in loro handset personali nei telefoni che utilizzano per le imprese. Un altro motivo è legato alle scelte dei fornitori di sistemi di telefonia, che stanno proponendo applicazioni per smart phone che consentono ai dipendenti l'accesso completo ai servizi dei sistemi aziendali.

Caratteristiche UCC
Il white paper analizza le seguenti caratteristiche e, per ciascuna, pone alcune domande al lettore:

• Unified Messaging.
  Può gestire SMS? Può gestire messaggi video? Legge i messaggi sullo schermo del telefono d'ufficio?
• Presence.
  Gli utenti devono attivarla ogni volta che avviano o smettono di lavorare? Si rileva dalle battute sulla tastiera o da altre attività sul computer? Con l'integrazione dei calendari online si indicano gli orari in cui l'utente è occupato o disponibile?
• Mobile Integration.
  Il sistema offre find me / follow me, attivando diversi telefoni in sequenza secondo le impostazioni dell'utente, o fa squillare tutti assieme i telefoni registrati dagli utenti? Se vi é un'applicazione smart phone che consente agli utenti di accedere al Pbx , per quali dispositivi tale app funziona? Il sistema permette di instradare automaticamente le chiamate via Wi-Fi? E consentito alle chiamate in uscita da un dispositivo mobile di essere instradate attraverso il PBX aziendale?
• Integrated Video Conferencing.
  Prevede solo videoconferenza, o offre anche videochiamate one-to-one? Quanto è ampia la gamma di endpoint con cui funziona? Ha un gateway per consentire agli utenti di Skype di partecipare alle conferenze? Può collegarsi ai partecipanti che non si trovano sulla rete IP aziendale?
• Collaboration Tools.
  Il sistema di UC offre solo la condivisione base di documenti e desktop oppure anche funzioni più avanzate come annotazioni, lavagna e audio in diretta streaming?
  In alternativa, è possibile l'integrazione delle sue funzioni di audioconferenza con servizi web online? Funziona con prodotti di collaborazione di altri vendor?

Lync
Sebbere Lync venga considerato dal white paper come una naturale evoluzione dell'UCC, lo stesso documento afferma che la maggior parte delle aziende non sono pronte a rinunciare ai sistemi telefonici esistenti, che spesso rappresentano anche investimenti importanti.

Ma Lync consente un inizio soft. Si integra con i principali sistemi telefonici aziendali e non c'è bisogno di liberarsi di quello esistente. Piuttosto, è possibile utilizzare Lync solo in situazioni in cui ha senso, come ad esempio quando si sta aprendo una nuova sede o quando si inserisce nuovo personale.
Si può anche utilizzare Lync Online, servizio in hosting, che offre i vantaggi delle soluzioni cloud-based, soprattutto il basso prezzo. Si parte da 2 dollari al mese per utente, salendo a 5,50 dollari per un programma con funzionalità più evolute.
Le domande da porsi possono essere:

• Quanto spesso e quanto rapidamente il sistema telefonico ha bisogno di cambiamenti? Se il sistema é in continuo mutamento, Lync può rivelarsi una soluzione utile.
• Quante caratteristiche UCC che servono offre l'attuale fornitore? Se esse non bastano, si può provare a colmare alcune delle lacune con Lync o Lync Online.
• Quanti collaboratori stanno per l'intera giornata di lavoro alla scrivania davanti ad un PC? Molti possono avere poco o nessun bisogno di usare telefoni da scrivania e Lync può essere una soluzione.

Infine, l'integrazione con Skype può rendere Lync più interessante.

Cloud telephony
Secondo il white paper, sebbene la maggior parte delle aziende non sia oggi favorevole a passare rapidamente a soluzioni di telefonia in cloud, i vantaggi dell'hosting o delle comunicazioni in cloud stanno diventando più attraenti e gli svantaggi meno significativi.
E ancora, non c'è bisogno di passare tutta la telefonia sulla nuvola in una volta sola, è possibile farlo solo quando e dove ha senso.

In breve, i principali vantaggi dei servizi in hosting sono i costi e la flessibilità e le domande principali da porsi sono:

• Quanto rapidamente cambia il sistema telefonico? Se molto o abbastanza velocemente, la telefonia basata su cloud può fornire la necessaria flessibilità.
• Quanto si è speso per l'acquisto, si spende per la gestione e la manutenzione del sistema? Il confronto del costo totale con i canoni mensili per i servizi di telefonia hosted è utile per decidere se ha più senso continuare con la situazione esistente o è meglio passare al cloud.

Leggere edizione integrale del white paper "Enterprise Telephony"