Jeff Weiner, CEO di LinkedIn, dichiara che nel corso degli anni ha seguito sette linee guida che gli hanno permesso di gestire la sua casella di posta in modo efficace e di assicurarsi di non essere gestito dalla casella.

1. Se si desidera ricevere meno posta elettronica, inviare meno e-mail
Non scrivere una e-mail a meno che non sia assolutamente necessario. Come risultato si riceverà un minor numero di e-mail e la casella di posta in arrivo sarà più gestibile. Bisogna solo cercare di rispettare nel tempo questa regola.

2. Segnare come non letto
Questa modalità permette di analizzare rapidamente la casella di posta, rispondere alle mail su temi prioritari, eliminare quelle che sono irrilevanti da più tempo e segnare come non lette quelle su cui tornare con più calma, cioè da affrontare nei giorni successivi.

3. Stabilire una routine
L'autore propone una "giornata modello" durante la quale si dedica anche alla casella di posta (pure a casa durante gli intervalli pubblicitari della tv). Ammette che ci può essere il rischio che la routine cambi e che questo faccia crescere le mail non lette, ma l'unico modo è di attenersi il più possibile al programma.

4. Essere precisi con le parole
Le parole contano e vanno scelte con cura per evitare ambiguità ed interpretazioni errate. Più si é precisi e meno si rischia di avere mail successive che generano confusione e richiedono domande per cercare ulteriori chiarimenti.

5. Pensare ai destinatari
I campi di posta elettronica vanno scelti con una chiara distinzione tra chi la mail è inviata e da cui ci si aspetta una risposta (campo A:) e chi viene messo solo a conoscenza (Cc :). Evitare scelte multiple per il primo campo.

6. Accusare ricevuta
Si suggerisce di trovare il tempo per dare un riconoscimento di ricezione della mail. Se non si risponde il mittente penserà di non essere ascoltato e potrà generare l'invio di un'altra mail.

7. Evitare argomenti critici
La mail può essere un prezioso strumento di produttività se usata correttamente, ma può anche essere altrettanto distruttiva quando non è impiegata bene. Ad esempio se si affrontano argomenti che possono facilmente generale risposte aggressive. In questi casi l'autore suggerisce di abbandonare appena possibile l'online e di chiarire con una interazione faccia-a-faccia.

Considerazioni tratte da "7 Ways to Manage Email So It Doesn't Manage You", di Jeff Weiner, CEO at LinkedIn