Mai come negli ultimi tempi si riscontra consapevolezza e attenzione su modalità e intensità di impiego delle risorse tecnologiche in azienda. Nel seguito si riportano alcune considerazioni sull’utilizzo di uno strumento che si colloca nell’ambito dei servizi di UCC: il web meeting.

 Cosa aggiunge l’immagine video di una webcam durante una web conference, web meeting, web seminar o comunque una attività di condivisione e collaborazione via internet?
Molto, ma molto dipende dal comportamento di chi è il responsabile di questa sessione di lavoro. Ovvero del "relatore".
E tutto comincia da come costui si comporta davanti alla webcam.
Quando un relatore si trova su un podio, dove guarda? Per lo più il pubblico ... e di tanto in tanto da un'occhiata alle diapositive o alle note.
Quando ci si trova ad un computer la tendenza è quella di guardare le diapositive. In tal modo, cosa si vede attraverso la webcam? La fronte del relatore!
Occorre stabilire un contatto visivo per non perdere la connessione autentica con il pubblico. Leggere la presentazione significa rischiare di perdere tale connessione, e ciò aggiunge la beffa al danno.
Quindi, guardate la webcam, non la presentazione. Basta uno sguardo alle note così come si fa di persona.
Inoltre è meglio alzarsi in piedi per presentare (o alternarsi tra piedi e seduti). Ciò aumenta energia e credibilità del relatore, e si sente nella sua voce.

 Presentazione. Meglio non impiegare le slides in PowerPoint, che vengono di norma usate durante i convegni. Rivedere tali presentazioni e renderle più scarne, essenziali. Si trarrà vantaggio in termini di tempi e di chiarezza dei messaggi.
Si ricorda che in molti casi è opportuno condividere i contenuti, più che solo riceverli dalla fonte di un relatore.
Ecco perché le presentazioni debbono essere aperte e favorire la partecipazione di tutti coloro che sono presenti al web meeting.
Durante la sessione, per mantenere l’attenzione è consigliabile impiegare particolari strumenti. Tra quelli più efficaci si ricorda il sondaggio on-line, spesso limitato ad una domanda con risposte predefinite.
Infine una nota sull’ambiente di lavoro. Molto dipende dal tipo di attività. A volte può essere informale, ma deve comunque dare credibilità al contenuto della sessione di lavoro.

 Queste considerazioni si possono così riassumere:

• il video aumenta il livello di comunicazione, circa il 60% della comunicazione è visuale, perdere il video si perde il 60% di ciò che si dice;
• la comunicazione così come nelle presentazioni dal vivo richiede formazione e consapevolezza degli strumenti che si hanno a disposizione:
• non guardare i propri interlocutori dal vivo è una barriera che si crea nell'efficacia della comunicazione, dal vivo come dietro una webcam;
• un utilizzo appropriato del video da un vantaggio, se lo strumento è ben usato.