Quando, quasi 40 anni fa, ho iniziato ad occuparmi di sistemi di comunicazione nelle aziende i centralini telefonici Pabx stavano diventavano elettronici. Un modello proposto da IBM per il mercato medio-alto era predisposto per un’applicazione particolarmente significativa: la rilevazione delle presenze dei dipendenti. Va notato che la gestione dei centralini era di norma affidata ai Servizi Generali, che avevano nelle strutture di allora un legame diretto con l’Ufficio del Personale. Mentre l’informatica era seguita dai CED, oggi Sistemi Informativi.

Organizzazione
La diffusione dei servizi telefonici all’interno delle aziende è sempre stata collegata alle mansioni o, meglio, alle posizioni occupate negli organigrammi. Ad esempio la possibilità di effettuare telefonate solo nella rete urbana oppure in teleselezione extrarbana su tutto il territorio nazionale e all’estero veniva decisa in base alla categoria contrattuale ed era collegata anche al tipo di postazione di lavoro, ovvero all’importanza della scrivania e al numero dei suoi cassetti.
A quei tempi scrissi anche un piccolo libro dal titolo “Telefono e Organizzazione” in cui dimostravo che per realizzare un buon sistema di comunicazioni non erano tanto le dimensioni di una organizzazione a dover essere considerate quanto la sua complessità. Poiché la stragrande maggioranza delle PMI italiane si erano sviluppate in filiere, era proprio il loro articolato ecosistema a dover essere preso in considerazione quando si proponevano nuove soluzioni e servizi di tlc.

Collaborazione
Quando fondai il Forum UCC non era ancora in auge l’offerta in cloud. Inoltre, nella descrizione dell’acronimo in italiano avevo sin da subito deciso che Collaborazione doveva venire prima di Comunicazione, in quanto ritenevo che fosse la parte più difficile da realizzare, in particolare nelle aziende italiane.
Non si parlava ancora di smartworing, ma l’uso delle intranet aziendali consentiva una nuova condivisione delle conoscenze, con cambiamenti spesso stimolati dalle modalità social che giovani e meno giovani iniziavano ad usare nella vita privata.
Poco tempo dopo dovetti aggiungere l’aspetto social per la parte di collaboration: il Forum divenne UCC+Social (Unified Communication & Social Collaboration).
Intanto la frenesia del marketing dei vendor di tecnologie aumentava.
Con l’avvento del cloud l’offerta ha posto attenzione alla adoption e si sono diffusi i successfull manager. Da pochi anni parliamo di smartworking, di lavoro agile e di organizzazione agile, che richiedono una nuova gestione degli spazi di lavoro condivisi (es. spazi per meeting virtuali). Ora stiamo attendendo gli effetti della introduzione dei digital worplace.

Adozione
Di fronte a questo scenario evolutivo rientra in gioco la struttura dedicata alla gestione delle Risorse Umane.
Uno degli aspetti che va considerato con attenzione riguarda l’adozione.
Cosa fare per migliorare l'adozione di UCC nelle aziende?
Sarebbe utile che le aziende considerassero i dipendenti come “clienti attivi” dei servizi di comunicazione aziendale, per valorizzare gli asset e promuovere gli strumenti di lavoro.
Quello che si è fatto fino ad oggi per l’adozione non è sufficiente, non basta migliorare le interfacce, bisogna comunicare, coinvolgere e ascoltare meglio. Essere disponibili a cogliere nuove esigenze.
In altre parole l’innovazione UCC transita, volenti o nolenti, dall’ingaggio degli utilizzatori. Inoltre, il mercato si sta ampliando verso la fascia media-bassa, ovvero verso le realtà aziendali che "badano al sodo" e che danno per scontata la disponibilità di soluzioni UCC facilmente fruibili da tutti i possibili utilizzatori.

La Direzione del Personale deve essere incentivata a promuovere in azienda gli usi corretti e sempre più pervasivi degli strumenti di lavoro UCC.