Nel seguito si riportano alcune riflessioni sulle attività che riguardano l’avvio dei progetti di lavoro agile. Si esaminano i contenuti del regolamento che va prodotto, le attività di formazione ed il coinvolgimento dei responsabili.

Regolamento
Per attivare un progetto di Smart Working (SW) va innanzi tutto concordata una definizione, tipo quella riportata. 
Lo Smart Working è una opportunità per i dipendenti, in modo volontario e concordato con il responsabile, di svolgere la prestazione in parte all’interno dei locali aziendali e in parte in un luogo diverso dalla sede di lavoro abituale, in modo non stabile e non continuativo, senza che da ciò derivi una modifica della sede di lavoro assegnata, che resta la stessa ad ogni effetto legale e contrattuale e all’interno dei limiti di durata massima dell’orario di lavoro giornaliero e settimanale.

E' indispensabile redigere uno specifico regolamento, i cui contenuti principali possono essere quelli nel seguito esposti:

- Destinatari
Aree funzionali coinvolte, dipendenti lavoro subordinato full e parte time
- Modalità operative
Accordo individuale collegato alla mansione, giorni consentiti per settimana, procedura di richiesta del dipendente.
- Luogo di lavoro
Il dipendete valuta i rischi connessi a salute e sicurezza e si impegna a scegliere luogo idoneo per l’uso corretto degli strumenti UCC.
- Svolgimento della prestazione
Il dipendente si rende disponibile durante l’orario di lavoro normale della propria unità organizzativa e sarà contattabile mediante gli strumenti di UCC. Definizione dell'applicabilità di straordinari, indennità di trasferta e buono mensa durante le giornate di SW.
- Recesso dall’accordo
L’azienda può rescindere l’accordo in caso di esigenze improvvise, di malfunzionamento o provvedimenti disciplinari e inadempimenti del regolamento da parte del dipendente.
- Dotazione tecnologica
Si definiscono gli strumenti utili a svolgere le attività in SW e si fornisce anche una informativa tecnica sul corretto utilizzo. Di norma di stratta di PC portatili, cellulari, auricolari, applicativi UCC, di collegamento alla rete e a helpdesk. Leggere indagine Forum UCC.
- Riservatezza dati e privacy
Il dipendente si impegna alla riservatezza sui dati e sulle informazioni aziendali di cui viene in possesso.
- Salute e sicurezza persone
Per accedere allo SW il dipendente deve essere obbligatoriamente formato su salute e sicurezza.

Altre azioni
Per l’avvio di un programma di SW la condivisione di questo regolamento non è sufficiente.
Esistono alcune criticità che devono essere affrontate nella fase di attivazione.
Intanto si deve tener conto del un nuovo modo di concepire il lavoro, basato su fiducia e responsabilizzazione, e sulla necessità di ridefinire il sistema di obiettivi ed indicatori di performance, più basato su risultati di breve periodo.

Poi va strutturato e somministrato uno specifico percorso formativo propedeutico alle prestazioni di SW.
In genere la formazione obbligatoria è attivata in modalità e-learning su contenuti di salute e sicurezza, privacy e protezione dei dati. Inoltre, va realizzata la formazione a tutti i dipendenti sulla procedura per aderire allo SW e sulla relativa policy.

I Responsabili dell’azienda vanno opportunamente coinvolti ed occorre prevenire le loro reazioni prima e dopo l’avvio dello SW.
In genere tali interventi possono tener conto di queste situazioni.
Prima dell’avvio dello SW, si può riscontrare un grado di apertura dei responsabili direttamente proporzionale al livello di flessibilità di norma presente in azienda.
Dopo l’avvio dello SW, si può registrare un po’ di smarrimento, soprattutto nelle giornate in cui un certo numero di dipendenti é in SW, e per alcuni responsabili appare il timore di perdere il controllo sulle persone.

Relativamente al luogo di lavoro usato dal dipendente durante lo SW, risulta prevalente la propria casa. Quasi sempre il lavoro da remoto è svolto da casa, intesa come abitazione primaria o secondaria. Importanti sono anche gli spazi presso altri uffici della stessa società o di aziende collegate.

Infine, si riscontra che un progetto di SW può anche non richiedere particolari variazioni al layout degli uffici. Tuttavia, è molto opportuno approfittare dell’occasione per intervenire sulle modalità d’uso delle postazioni di lavoro (condividendo i costi) e per migliorare il confort ambientale