La vera trasformazione digitale è pervasiva. E ciò include un aspetto spesso sottovalutato: il luogo di lavoro stesso. La modernizzazione dei sistemi IT e la revisione dei processi aziendali sono impegni cruciali, ma tali iniziative mettono a nudo un problema che si deve affrontare: una buona esperienza del cliente richiede innanzitutto una buona esperienza dei dipendenti, sotto forma di un ambiente di lavoro digitale.

Cosa è il digital workplace? L’analista di Gartner Carol Rozwell, suggerisce questa definizione.
È una strategia aziendale volta a incrementare il coinvolgimento e l'agilità dei dipendenti attraverso la consumerizzazione dell'ambiente di lavoro. Dovrebbe includere computer, dispositivi mobili e applicazioni di produttività e collaborazione basati sul web e sincronizzati in tempo reale.
Si pensi agli attuali ERP che vengono impiegati o alle applicazioni di gestione delle spese per i dipendenti e si immagini quale possa essere l'esperienza dell'utente finale.
L’ambiente di lavoro digitale dovrebbe aiutare individui e team a lavorare in modo più produttivo senza compromettere le operazioni.
Inoltre, la trasformazione del posto di lavoro serve ad attirare nuovi talenti.

Di seguito si riporta un piano in otto punti per trasformare lo spazio di lavoro in un ambiente digitale.

1. Visione.
Il programma deve essere allineato con gli obiettivi di trasformazione aziendale e digitale e chiaramente rispondere al motivo per cui si desidera rinnovare l’ambiente di lavoro.

2. Strategia.
Stabilire una roadmap e un piano per il coordinamento interfunzionale delle iniziative sul posto di lavoro digitale, coinvolgendo R & S, marketing, vendite, assistenza clienti, produzione, risorse umane e IT. Tra le possibili domande da porsi: Come sfruttare le varie tecnologie per aumentare i livelli di coinvolgimento dei dipendenti e supportare le iniziative digitali dell’azienda? Come si possono creare spazi di lavoro che aumentano la creatività dei dipendenti e consentono opportunità di collaborazione?

3. Metriche.
Si devono calcolare metriche per IT, HR e altre funzioni aziendali. Ad esempio, è possibile valutare il coinvolgimento dei dipendenti monitorando le loro attività giornaliere e il tempo trascorso impiegando software di collaborazione. Si quantificano gli impatti positivi su efficacia, agilità, soddisfazione e fidelizzazione dei dipendenti, informazioni da utilizzare poi per valutare la gestione del cambiamento e perfezionare l’approccio gestionale. Le metriche del business digitale sono difficili da calcolare, ma sono essenziali per cercare di valutare il ritorno sull'investimento.

4. Esperienza dei collaboratori.
Migliorare il servizio clienti è l'obiettivo finale di un ambiente di lavoro digitale, ma è necessario rafforzare prima l'esperienza del dipendente. Con il supporto IT e dei gestori di immobili si devono progettare strutture adatte a creare spazi di lavoro intelligenti che migliorino le attività di lavoro collaborativo, oltre che a fornire spazi per la concentrazione individuale. Inoltre, su un portale online si possano riportare contributi e casi di successo dei dipendenti, incorporandoli in una metrica condivisa tra IT ed HR per monitorare il coinvolgimento dei dipendenti.
I dipendenti saranno più disponibili a collaborare, ad assumere ruoli stimolanti se saranno entusiasti del loro lavoro e vedranno l'opportunità di crescere nei cambiamenti richiesti.

5. Cambio organizzativo.
Le iniziative relative al posto di lavoro digitale spesso richiedono un notevole cambiamento dei processi interni, delle strutture dipartimentali, degli incentivi, delle competenze, della cultura e dei comportamenti. Occorre valutare le nuove abilità e competenze richieste per il posto di lavoro digitale e sviluppare un piano per formare o assumere personale che li possiede. Si consiglia di identificare alcuni responsabili della gestione del cambiamento che possano anticipare e mitigare gli ostacoli prima che diventino problemi.
Serve integrare le tecnologie digitali sul posto di lavoro in flussi di lavoro e stabilire regole: come standard tecnologici, linee guida sull'utilizzo, governance delle informazioni e best practice.

6. Processi.
E’ molto probabile che serva riprogettare i processi di business. Intanto si deve analizzare come lavorano attualmente i dipendenti e su quali attività trascorrono più tempo. Utilizzare un playbook di mappatura del customer journey per rispecchiare le mappe di viaggio dei dipendenti, raccogliendo e analizzando i dati relativi alle loro attività ed esperienze.
Si prendano in considerazione le tecnologie emergenti, come IoT e AI. Ad esempio, un edificio intelligente ricco di sensori è in grado di tracciare i modelli di utilizzo dell'area di lavoro e di regolare l'illuminazione in base alle preferenze preimpostate dei dipendenti.
L'intelligenza artificiale può servire ad automatizzare compiti faticosi e di routine per rendere i dipendenti più produttivi.

7. Informazioni.
I lavoratori desiderano poter usare software per la ricerca, la condivisione e il consumo di informazioni per essere "smart", come in parecchi casi ritengono di essere nelle loro attività personali. Vogliono informazioni e analisi da contestualizzare e rendere disponibili nel momento del bisogno. In questo senso, è necessario implementare un sistema di condivisione che consenta un facile accesso da mobile e la sincronizzazione in tempo reale. Inoltre i collaboratori considerano con attenzione gli assistenti virtuali in grado di fornire consigli contestualizzati e supporto decisionale. E’ rilevante il valore dato ai sistemi di videoconferenza innovativi, immersivi a 360 gradi.

8. Tecnologia.
Premesso che la maggior parte delle organizzazioni ha un'architettura che è stata guidata dai fornitori IT. Ora é necessario unire le piattaforme digitali in modo da consentire ai dipendenti di servire meglio i loro clienti. Bisogna facilitare le strategie di cloud e mobile-first, iniziando con suite per attività office basate su cloud.
Serve creare una cultura "porta in azienda il tuo stile di lavoro", abilitata da spazi di lavoro intelligenti. Infine é importante premiare le migliori pratiche di innovazione tecnologica.

Ma questo è solo un progetto; l'esecuzione è altra cosa.
I programmi di lavoro digitali possono fallire per vari motivi: la mancanza di attenzione ai problemi del cambiamento organizzativo, un'enfasi eccessiva sulla tecnologia o l'attenzione alle domande sbagliate.
Spesso i responsabili chiedono quale sia l’effetto sulla produttività atteso dalla costruzione di un ambiente di lavoro digitale, pur sapendo quanto sia difficile misurare e interpretare tali tipi di analisi.

Tratto da: The digital workplace: 8 steps to greater agility, productivity.

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