Le ricerche continuano a mostrarlo: le nuove tecnologie possono anche essere presenti, ma non sempre sono state introdotte con iniziative strutturali, e, ancora meno, è stato raggiunto un livello di adozione accettabile da parte degli utilizzatori aziendali. Come affrontare ostacoli e pregiudizi.

Adozione first. Altrimenti, si rischiano effetti negativi dal punto di vista del ritorno degli investimenti, sia sul versante dell’offerta di tecnologie che adotta il modello software as a service, sia su quello delle aziende utilizzatrici che non ottengono economie di scala sufficienti e Roi interessanti.
Poiché bisogna garantire risultati nel breve occorre mettere in campo strumenti leggeri in grado di promuove day by day l’uso corretto dei nuovi servizi di UCC.
Nel frattempo, si potrà lavorare anche sugli aspetti più strategici.

Per raggiungere un maggiore livello di adozione dei servizi bisogna, si da subito:
- semplificare l’accesso e l’utilizzo dei servizi,
- migliorare la user experience (l'interfaccia della APP aziendale dovrebbe ispirarsi a quelle consumer già usate dai collaboratori),
- attivare una specifica comunicazione interna (per chiarire la posizione aziendale e promuovere i casi di migliore impiego),
- favorire le nuove idee attraverso la cura degli spazi informali (a cominciare dalla zona dedicata alla pausa caffè),
- raccogliere feedback per capire gli errori e cercare di migliorare gli interventi.
A più medio-lungo termine occorrerà:
- educare i manager per creare sponsor interni allineati alle esigenze del cambiamento,
- migliorare clima e benessere tra i collaboratori, curare la loro identificazione con gli obiettivi aziendali,
- allocare risorse opportune per poter ripensare l’organizzazione e innovare i sistemi IT.

Sistemi IT, appunto. A tal proposito é opportuno ricordare che la tecnologia non è una commodity. E questa considerazione riguarda sia la scelta che l’implementazione e, soprattutto, interessa le strategie aziendali.
Infatti, le complessità maggiori si possono incontrare quando l’innovazione tecnologica offre opportunità importanti e dirompenti del modello organizzativo.
Un esempio può essere quello dell’opening innovation, che cambia lo stesso modello tradizionale di innovazione; in un mondo, ove la vita media dei nuovi prodotti è molto più limitata, i rischi collegati alla R&D ed i relativi costi debbono essere per forza ridotti.
Un altro esempio riguarda le possibilità di disintermediazione e di uberizzazione dei modelli di fornitura di certi servizi (ma un approfondimento ci porterebbe fuori tema).

Introdurre oggi una nuova soluzione UCC è decisamente più semplice nel caso di una nuova realtà organizzativa, una filiale di multinazionale o una start-up. In tali casi alcuni servizi fondamentali - ad esempio la presence o la collaboration - trovano immediato impiego senza particolari ostacoli o pregiudizi.
Diversa è la situazione che si incontra nella stragrande maggioranza delle aziende “vecchie”, che potrebbero trarre benefici dal confronto con nuove organizzazioni, ad esempio con realtà di coworking.
L'innovazione del coworking nasce da esigenze di mercato e si relaziona sia con i singoli utenti che con le aziende. Non è tanto una mera questione di spazi e di costi, quanto di comportamenti che mettono in pratica i principi di condivisione e collaborazione. In tal modo gli utilizzatori sono in grado di affrontare più efficacemente il mercato e di ottenere economie di scala.
Il coworking favorisce scambi interprofessionali di reciproco beneficio e costituisce un "humus" fertile per la nascita di imprese innovative e startup.
Ma può anche mostrare la strada del cambiamento per molte altre aziende.