Molte analisi confermano che la comunicazione inefficiente in azienda è la principale causa di errori e di mancato raggiungimento degli obiettivi. Più di recente, a questo problema della comunicazione si sono aggiunti la mancanza di adeguata collaborazione e le difficoltà di gestione delle attività dei gruppi di lavoro virtuali.

Sincrona e asincrona
Le tecnologie ed i servizi UCC+Social comprendono varie forme di comunicazione e si propongono di ottimizzarle attraverso l’integrazione e l’unificazione, dando agli utilizzatori la possibilità di scegliere l’impiego del canale ritenuto più opportuno, comodo e conveniente.

Si ricorda che la comunicazione tra le persone può essere classificata in due modalità: sincrona, cioè in tempo reale o real time, e asincrona, cioè in tempo differito o near-time.
Ma, con l’aumento delle attività svolte a distanza, in luoghi diversi e senza limiti di orario il tempo diventa un problema. Infatti, la modalità di attività collaborativa sta erodendo il confine che prima diversificava la comunicazione sincrona da quella asincrona.
Alcune considerazioni si possono fare partendo dalla comunicazione via e-mail.

La posta smart
La posta elettronica è una delle modalità di comunicazione aziendali più importanti per livello di diffusione, volumi e frequenza di impiego. Purtroppo negli ultimi anni le esigenze sono cambiate e la produttività relativa all’uso di e-mail sta diminuendo, tanto che questo genere di comunicazione é diventata molto onerosa per i tempi di gestione che richiede e per la necessità di distinguere le mail realmente utili/interessanti all’interno della valanga di posta in arrivo.

Oggi la posta elettronica fa parte di un ampio sistema di messaggistica, che comprende: e-mail, calendari, file sharing, messaggistica istantanea, aggiornamenti social, chat video.
Tale sistema può fornire una serie di funzionalità come quelle sotto riportate:

• Consentire agli utilizzatori di individuare e recuperare le informazioni che si stanno cercando nei vari contenuti presenti, con riferimento al proprio account di posta.
• Coinvolgere le persone giuste su uno specifico progetto, per garantire un loro migliore impegno e per gestire in modo più efficace le comunicazioni tra singoli e gruppi di collaboratori.
• Permettere di operare con vari dispositivi, ad esempio da desktop a mobile, senza problemi di accesso e di visualizzazione.
• Poter condividere contenuti (un post su un blog) con un solo click, oppure condividere file attraverso le comunità su cloud.
• Identificare le attività prioritarie, con motori di ricerca e intelligence che analizzano i comportamenti e le preferenze degli utenti.

Effetto presence
Mi capita di pensare a quanto sia efficace l‘impiego della funzionalità di presence nel front office, quando la disponibilità dell'operatore, con le specifiche conoscenze che servono al cliente, consente di risolvere l’esigenza di un cliente, evitandogli di fare lunghe code.

Più in generale, la presenza può essere impiegata anche dai singoli utilizzatori che segnalano il canale di comunicazione preferito o, meglio, disponibile in un determinato momento o periodo di tempo. Se sono in riunione, se mi trovo in certi momenti di trasferimento, ecc… posso segnalare che accetto un tipo di comunicazione, ad esempio non una telefonata, ma una chat.

La presence è una funzione classica offerta dai servizi di Unified Communication, che pensiamo sia utile per chi la sa usare bene. Non è uno strumento di controllo, ma responsabilizza una gestione collaborativa del proprio tempo, funzionale al miglioramento della produttività propria e del gruppo di lavoro.

Per prevenire situazioni problematiche si devono adottare le tecnologie che servono realmente e accertarsi che siano impiegate correttamente. Ad esempio, la funzione di presenza è utile a programmare gli spazi di tempo da dedicare al lavoro e le modalità di comunicazione.
Non bisogna più chiedere "dove sei?", ma abituarsi a ragionare sulla domanda "sei connesso?".

La produttività è strettamente collegata all'utilizzo di un sistema efficiente, che organizza il lavoro e che non entri in crisi a causa dell'assenza o della lontananza di persone che devono approvare una particolare attività o collaborare affinché si svolga tale attività.
Con la corretta adozione delle tecnologie UCC+Social si realizza la Communication-Enabled Business Processes (CEBP), che agisce sulla cattiva comunicazione, che rallenta i processi di business.
Infine, questo genere di innovazione può produrre effetti benefici sia per le aziende (produttività e attrattività), sia per i dipendenti (bilanciamento esigenze casa-ufficio, minori costi di viaggio). E dare una utile iniezione di fiducia.

M.M.