Si sente parlare di sistemi di lavoro flessibile, e dei benefici che ne derivano. Ciascuno pensa di poter avere benefici da una certa flessibilità nella gestione del programma di lavoro, ma spesso non si sa come raggiungere questo obiettivo.

Sembra tutto troppo difficile, in quanto tutti sembrano conformarsi alla normativa di un programma di lavoro standard. Ci sono alcune discussioni tra i colleghi intorno ai sistemi di lavoro flessibile, che vengono considerate troppo ideali, e non adatte alle organizzazioni in cui la mentalità é rimasta troppo tradizionale per cambiare.

Queste considerazioni vi sembrano familiari?
In tale situazione, come è possibile chiedere al vostro responsabile un accordo relativo al lavoro flessibile?

Nel seguito sono riportati considerazioni e suggerimenti che possono essere utili.

1) Comprendere i timori dei responsabili

Nei rapporti con i colleghi ed i responsabili l'idea di un "accordo di lavoro flessibile" può anche essere spaventosa. Questo è perché é stata enfatizzata una parte estrema del lavoro flessibile, quella in cui i dipendenti lavorano a casa per la maggior parte del tempo e raramente vengono in ufficio. I responsabili che non sono abituati a tale tipo di lavoro si preoccupano per le situazioni che potrebbero presentarsi e diventare negative.

Quindi, prima di porre la questione al responsabile, chiedetevi:

• - Di cosa ho veramente bisogno?
• - Ho davvero bisogno di lavorare da casa per l'80% del tempo, oppure ho solo bisogno di piccoli aggiustamenti e maggiore flessibilità per il mio programma di lavoro e la mia postazione di lavoro?
• - Che tipo di problemi avrebbe il mio manager nella gestione dei membri del team che lavorano a distanza?

2) Di cosa hai bisogno?

È probabile che non abbiate bisogno di lavorare da casa tutti i giorni della settimana. Dopo tutto, è anche utile mantenere un certo livello di interazione sociale con i colleghi. Piuttosto si tratta di valorizzare la flessibilità necessaria per pianificare un programma di lavoro che ottimizza il tempo delle persone, permettendo maggiore flessibilità. Gran parte delle richieste di lavoro flessibile consistono semplicemente nella richiesta di avere la capacità di gestire l'orario di inizio e fine lavoro in ufficio (o anche il tempo che si impiega per le pause). Molti hanno condiviso come avrebbero potuto evitare il traffico e la folla semplicemente cambiando di poco il loro orario di lavoro quotidiano.

Nel caso di una azienda del settore IT, i collaboratori partecipano alla riunione di primo mattino da casa grazie a soluzioni software di videoconferenza desktop e mobili. Dopo di che, continuano a lavorare per circa un'altra ora prima di andare in ufficio. In questo modo, impiegano meno tempo sulla strada evitando il traffico e l'ora di punta sui mezzi pubblici.

Prima di chiedere un accordo di lavoro flessibile al proprio responsabile, porsi le seguenti domande:

• - Quale il cambiamento che vorresti e che permetterà di migliorare la tua efficienza personale?
• - Se quello che state cercando di fare si dimostra essere un cambiamento troppo rilevante, c'è una modifica meno rilevante che si può comunque attivare?
• - Come la maggiore efficienza personale potrà migliorare la produttività dell'intero team?
• - Come si può fare in modo che il responsabile prenda in considerazione i benefici di un accordo di lavoro flessibile attraverso un passaggio abbastanza semplice da realizzare?

3) Identificare i propri indicatori di prestazioni (KPI)

Un timore comune, sia per i dirigenti che per i dipendenti, consiste nel calo di produttività percepito quando un dipendente usufruisce di un accordo di lavoro flessibile. Ma ciò si può evitare con una pianificazione ottimale del lavoro, in tal caso i dipendenti sperimentano incrementi di produttività.

Tuttavia, abbiamo bisogno di riconoscere che se si sta facendo questo per la prima volta, è bene farlo in modo da considerare ogni aspetto e pianificare bene. E' molto importante essere d'accordo sul contributo personale alla buona prestazione. In pratica, può essere il caso di rivedere e concordare nuovamente i risultati che il responsabile si aspetta da voi.

Molte aziende hanno un sistema per gestire questi aspetti, che è parte del ciclo annuale o biennale di gestione delle prestazioni.

L'adozione di un accordo di lavoro flessibile non dovrebbe avere un impatto negativo sui vostri KPI; ma, indipendentemente da ciò, è sempre buona norma avere un colloquio con il responsabile su indicatori e aspettative.

4) Fare uso delle tecnologie

Le soluzioni di collaborazione si sono molto sviluppate da quando la teleconferenza fu introdotta alla fine degli anni '80 e negli anni '90.
Ora lo slogan è: "la Sala Conferenze è morta ... Viva ambienti collaborativi!".
La videoconferenza HD e gli strumenti di gestione dei contenuti per l'utilizzo in qualsiasi circostanza hanno cambiato in modo sostanziale l'utilizzo.

Alcune aziende hanno già investito in una qualche soluzione di collaborazione video, e voi ed i vostri responsabili potreste già avere familiarità con tali strumenti, che permettono di disporre di sala riunioni virtuale di alta qualità, non importa dove vi troviate. Potete partecipare alla riunione da una sala o dal singolo posto di lavoro tramite videoconferenza hardware dedicato o software.

Ciò permette di sfidare la distanza e di "incontrare" i colleghi grazie alla qualità del video ad alta definizione, con la possibilità per tutti i partecipanti di condividere e visualizzare il contenuto della riunione, come presentazioni, documenti e immagini.

Ci sono molte soluzioni tecnologiche che consentono di abilitare la collaborazione tra i team di lavoro, in qualsiasi luogo e in ogni momento. Ciò comprende la condivisione di calendari, l'impiego di instant messaging e l'uso dei telefoni cellulari e smartphone.

5) Attivare una fase di prova

Per prima cosa è consigliabile scegliere un particolare giorno o settimana per provare il nuovo accordo, e poi lentamente coinvolgere altre attività, come concordato con il proprio responsabile. Avviare piccole modifiche e sintonizzare il programma lungo il percorso.

Tuttavia, tenere presente che a volte potremmo essere troppo sbrigativi nel passare ad una conclusione sulla questione se un accordo ha successo o meno. Pertanto, è importante mantenere una mente aperta e obiettiva nel valutare se un accordo sta funzionando per entrambe le parti.

Non bisogna essere troppo veloci e rischiare in tal modo di rinunciare. Se non si capisce bene la prima volta, è meglio rivisitare alcuni dei parametri a disposizione e riprovare.

Tratto da "How to ask your manager for a flexible work arrangement", by Eric Wong