Le domande da porre ad una società dell'offerta prima di connettersi per utilizzare il suo servizio, ovvero le questioni importanti di cui occorre avere risposta prima di acquisire un nuovo servizio di videoconferenza.

Ecco le 7 domande principali, suggerite dal rapporto Compare Business Products.

1. Quante persone possono partecipare alle videoconferenze?
Non è solo un problema di prevedere un numero complessivo. Ad esempio, quale pensate sia il numero dei partecipanti "attivi" alla videoconferenza? Se si prevede che la stragrande maggioranza guardi e ascolti soltanto, si potrebbe pensare ad un servizio che offra l'opzione di trasmissione, invece che di conferenza. E anche se tutti i partecipanti attesi fossero attivi, avrete bisogno di sapere se devono essere utenti registrati. L'alternativa è che alcuni di loro siano ospiti, che potete invitare a partecipare caso per caso. In tale situazione dovreste sapere se questi ospiti debbano utilizzare un certo tipo di apparecchiature o di software per partecipare.

2. Che tipo di terminali supporta la soluzione o richiede?
I terminali per videoconferenze possono essere: specializzati, pc con webcam, smartphones e tablets. L'uso di terminali di tipo PC solleva alcuni problemi. Per prima cosa, i dipendenti li possono usare solo quando i loro PC sono accesi. Questo è meno conveniente che alzare un telefono o premendo un tasto per attivare un collegamento video o voce. Gli endpoint basati su software devono anche condividere la potenza di elaborazione del PC con altre applicazioni. E, come in molti altri casi, i sistemi basati su software spesso non possono offrire la qualità e le prestazioni di un hardware dedicato. L'impiego degli strumenti di mobilità è in parte una conseguenza del fenomeno BYOD, ovvero quando i dipendenti svolgono attività usando proprie attrezzature.

3. Da quale postazione gli addetti possono partecipare alla videoconferenza?
La migliore soluzione potrebbe essere quella di utilizzare i PC con webcam. Ciò permette a tutti di chiamare dalle loro scrivanie, ma solleva anche altre domande. Se si necessita di software client, per esempio, avrete bisogno di sapere che tipo di sistema operativo impiega. Alcuni eccellenti servizi funzionano solo su Windows, per esempio. Altri provider possono offrire servizi gratuiti, come Skype, per connettere gli utenti tramite PC, ma ciò potrebbe sollevare alcune preoccupazioni sulla qualità. La possibilità di connettersi da dispositivi mobili diventerà sempre più importante nel determinare le postazioni da cui i dipendenti possono partecipare alle videoconferenze. Ma si sollevano anche questioni complesse. Per esempio alcuni tablet hanno incorporate eccellenti applicazioni di video chat, ma possono funzionare solo con servizi proprietari, e non possono connettersi facilmente con i servizi di videoconferenza in cloud. In entrambi i casi, è necessario chiarire con i potenziali fornitori.

4. La videoconferenza é parte funzionale di un più ampio servizio di incontri via web?
Se tutte le vostre conferenze potessero beneficiare di incontri online o capacità di collaborazione, questo tipo di servizio potrebbe rivelarsi molto efficace. D'altra parte, se le riunioni richiedono per lo più di parlare piuttosto che mostrare, un servizio di videoconferenza tradizionale potrebbe essere migliore. Allo stesso tempo, i servizi di videoconferenza basati su cloud spesso integrano applicazioni di collaborazione online, con condivisione di schermo e documenti. Così si può valutare la differenza tra un servizio di incontro web con funzionalità di videoconferenza ed un servizio di videoconferenza con applicazioni di collaborazione integrate.

5. Che larghezza di banda aggiuntiva o altre funzionalità di rete sono necessarie?
Non sorprende che la videoconferenza aggiunga traffico alla rete, anche di tipologia molto esigente, visto che come applicazione in tempo reale può tollerare un ritardo minimo. Vi sono due questioni da esaminare: se la rete dispone di sufficiente larghezza di banda e se la qualità del servizio è sufficiente.

6. Come posso facilmente e comodamente comunicare con il video?
Ci sono diversi modi per valutare la facilità e la comodità di utilizzo di un servizio di videoconferenza. Una questione riguarda se il servizio comprende sia la video chiamata che la videoconferenza. Un altro aspetto importante è quanto sia facile lanciare una chiamata video o una conferenza. Un terzo riguarda come sia facile passare da un tipo di chiamata o di conferenza ad un altro.
La capacità di fare videochiamate one-to-one può essere molto utile. Essa offre una esperienza di comunicazione che è più vicina alla telefonata spontanea rispetto che alla chiamata in conferenza audio formale. E' qualcosa che gli utenti possono fare a meno di pianificazione e di prevedere. E può migliorare significativamente il rapporto e la comunicazione tra i dipendenti.
Particolarmente comoda è la possibilità di iniziare con una video chiamata, per poi passare ad una conferenza con la semplice aggiunta dei partecipanti tramite un clic. Con alcuni servizi questo non è possibile: la chiamata e le funzioni di conferenza sono completamente separati. Ciò rende necessario terminare una chiamata uno-a-uno video per iniziare una video conferenza.

7. Con quali altri utenti posso organizzare videoconferenze?
Occorreranno molti anni prima che la comunicazione video sia diffusa quanto la comunicazione audio. Per prima cosa, non tutte le soluzioni video sono compatibili e, anche quando lo sono, gli endpoint coinvolti si possono trovare su reti fisicamente separate e non è possibile realizzare una connessione video tra di loro. La possibilità di raggiungere tutti i destinatari desiderati, inclusi clienti, fornitori e partner, attraverso collegamenti video non accadrà automaticamente solo perché si inizia a usare un servizio di videoconferenza basato su cloud. Sarà molto più probabile, tuttavia, se le aziende con cui che si desidera entrare in contatto usano lo stesso nostro provider. La connettività si diffonderà anche se i fornitori collegheranno le loro reti eterogenee tramite servizi di gateway. In entrambi i casi, è fondamentale chiedere a un fornitore potenziale quali altre reti e aziende sono in grado di connettersi utilizzando il suo servizio.

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