I Software Collaborativi sono strumenti efficaci per sfruttare il potere delle comunicazioni sul posto di lavoro, creando la collaborazione che agevola l'innovazione di un'organizzazione.

Premessa
Un SC, ad esempio nella applicazione di tipo ESN - Enterprise Social Networks - può consentire di collegare molte persone, dai colleghi più prossimi a quelli che non si sono ancora mai incontrati; offre suggerimenti e aiuta a trovare nuove connessioni
Inoltre una ESN consente di mettere insieme il "giusto gruppo di persone" per raggiungere un obiettivo aziendale.
La rete ideale per chi lavora sulla conoscenza è costituita da un primo livello di legami più frequenti e solidi e da un secondo livello molto più ampio contrassegnato da legami più deboli.

 Stabilire gli obiettivi
Ecco alcuni possibili obiettivi per l'adozione di ESN:

1. Volete facilitare le comunicazioni tra i dipendenti di uffici diversi?
2. Avete silos di comunicazione chiusi nella vostra organizzazione che desiderate aprire?
3. Volete sfruttare la collaborazione per ottenere una maggiore innovazione?
4. Volete dare risposte a eventi eccezionali svincolandovi da limiti di tempo e risorse?
5. Siete interessati a velocizzare il processo di reclutamento di nuovo personale?

Ricordate, inoltre, che sempre più spesso questi obiettivi devono tener conto della modifica dei confini aziendali: con un network che comprende clienti, fornitori, stakeholder, consulenti, partner, oltre che i dipendenti.

 Funzionalità degli strumenti
Come Facebook o LinkedIn, anche gli ESN possono diventare strumenti di collaborazione in vari modi, ad esempio con queste funzionalità:

• Mantenere migliaia di legami deboli
• Aggregare post correlati per facilitare la raccolta delle informazioni
• Fornire funzionalità di ricerca e facilitare l'accesso ad informazioni e individuare i legami forti e deboli
• Convertire i legami da potenziali ad attivi
• Visualizzare le informazioni relative ai contatti
• Rendere facile la pubblicazione e l'impiego di una varietà di informazioni, attraverso gli aggiornamenti di stato, foto, video, collegamenti ipertestuali e re-indirizzamenti ad altri contenuti
• Aggiungere elementi emotivi con i media, come foto, video e audio
• Garantire accesso tramite dispositivi mobili, che tendono a sostituire i desk top come modalità online
• Rendere le interazioni più coinvolgenti e divertenti con un mix di contenuti personali e professionali.

 Per iniziare a collaborare
Quando siete pronti per dare il via al progetto di ESN, queste sono otto idee specifiche per aiutarvi ad iniziare:

1. Non limitare il programma pilota ad uno o due gruppi. Si potrebbe perdere l'occasione di un grande successo. Il valore dei SC è proporzionale al numero di persone coinvolte.
2. Far partecipare le persone migliori. Avrete bisogno di un Community Manager dedicato al progetto. Scegliere le persone entusiaste delle potenzialità del programma e che non hanno paura di provare cose nuove o di utilizzare nuove tecnologie.
3. Coinvolgere un senior influente. Se non disponete del budget, coinvolgete chi lo ha. Se questo non è possibile, coinvolgere un senior che può intercedere.
4. Definire obiettivi di business specifici per il pilot. Un scenario reale permette di vedere come il software viene impiegato in condizioni di utilizzo reale. Creare un gruppo che può risolvere problemi o eccezioni.
5. Set-up locale, virtuale, e inter-dipartimenti. Consentire agli utenti di partecipare spontaneamente in gruppi con obiettivi di business diversi, semplici o complessi.
6. Inserire i contenuti iniziali e coinvolgere le persone. Gli utenti imparano con l'esempio, quindi, assicurare che ci siano novità nella home page ogni singolo giorno (articoli, sondaggi, idee) e nuove persone connesse. Questo incoraggerà gli utenti a tornare ogni giorno.
7. Impostare notifiche con e-mail. Le notifiche via email contribuiscono a facilitare la transizione verso la nuova piattaforma. Notificare alla comunità quando si verifica un'azione, come la pubblicazione di nuovi commenti o un file da condividere.
8. Promuovere, avviare e seguire. Inviare e-mail ai partecipanti del progetto pilota per suscitare interesse. Ospitare un evento per lanciare il test. Programmare e seguire le valutazioni sui progressi compiuti, in quanto aiutano a mantenere la rete aziendale a lungo.

  Leggere "Enterprise Collaboration Playbook - How to use enterprise social software to change the way you do business" di Bluekiwi - Atos company  - bluekiwi-software.com