In questa fase di sviluppo del mercato non si pone la questione se le aziende debbano o no  espandere i loro progetti UCC, ma piuttosto di come esse devono affrontare la crescente richiesta di mobile e video in un ambito di progetti UCC.

L'impiego degli strumenti UCC è diverso da quello dei sistemi transazionali, come ERP o come il CRM,  sistemi che supportano specifici processi di business. UCC ricopre una zona non ben delimitata nel catalogo dei servizi IT.
Gli utenti utilizzano i sistemi transazionali per completare compiti specifici, mentre nel caso di UCC si tratta di una scelta facoltativa, spesso lasciata alla discrezionalità dell'utente o della situazione in cui opera.
La sfida è quella di convincere gli utenti a impiegare non solo le funzionalità di base, come effettuare semplici chiamate vocali impiegando i loro sistemi legacy, ma anche funzionalità avanzate di collaborazione.
Un segno del successo per una diffusione di UCC si riscontra quando un numero significativo di utenti impiega soluzioni di webconferencing per gestire documenti e accelerare il processo decisionale.

Migliorare la collaboration
La buona notizia è che i manager IT sono in gran parte d'accordo nel considerare ciò che si ottiene dalla adozione delle tecnologie di collaborazione e comunicazione unificata. Essi riconoscono che l'aggiornamento delle loro reti, la distribuzione di funzioni di collaborazione per gli utenti interni ed esterni ed il fenomeno BYOD avranno un impatto significativo sulla rete e sulla spesa delle telecomunicazioni (figura 1).


Allo stesso tempo, giudicano importante la riduzione dei costi operativi di IT e di telecomunicazioni. Per i responsabili IT, alle prese con priorità che sembrano in conflitto, la riduzione dei costi e l'espansione delle capacità, la pratica migliore resta quella di organizzare i progetti UCC in modo da ottenere risparmi. Ad esempio, con l'adozione del VoIP si ottengono concreti risparmi, come la riduzione dei costi dei servizi degli operatori ed il consolidamento hardware e software del PBX.
Alcune aziende sono in grado di ottenere una effettiva riduzione delle spese di viaggio
mediante la videoconferenza. I progetti UCC possono anche comprendere i servizi di messaggistica istantanea, di presenza, e webconferencing, ognuno dei quali può determinare miglioramenti nella produttività.

Standard per il video
La comunicazione visiva può aggiungere risultati migliori di collaborazione, anche se i maggiori costi dovuti al potenziamento delle reti e degli endpoint di videoconferenza e all'allestimento di sale specializzate sono difficili da giustificare.
Ma i costi per gli endpoint video stanno scendendo - e l'offerta di suite software UC consentono di integrare questi endpoint in modo che i singoli utenti possono partecipare a conferenze formali, che non sarebbero state possibili in passato.
Per questi motivi, i responsabili IT considerano il video come una capacità UCC che potrebbe beneficiare del consolidamento dei fornitori e della standardizzazione delle soluzioni (figura 5).

Un certo numero di aspetti sta guidando questo movimento di integrazione più stretta del video con il resto della UCC. Più utenti chiedono desktop video ed aumentano i casi in cui singoli utenti possono facilmente partecipare a conferenze formali anche quando non sono in grado di essere fisicamente presenti in sale video dedicate. Ciò richiede un approccio comune per la gestione delle sessioni, un protocollo endpoint e supporto codec, e un'esperienza utente unificata per il web-video e audioconferenza.
Questo è più difficile da realizzare se il video desktop e conference operano su protocolli e software completamente diversi rispetto a ciò che si impiega per le sale di videoconference.

Principali conclusioni
Le aziende stanno espandendo e affinando le loro capacità di impiego di UCC. In questa fase del mercato, non è una questione di se - è una questione di come.
L'utente finale chiede di estendere i servizi UCC ad una gamma sempre più ampia di endpoint mobili ed il video diventa un punto cardine nei progetti delle divisioni IT.

BYOD non é una moda. Il cambiamento di scelta per l'utente finale è rilevante e ciò influenza l'UCC, inclusi i terminali mobili e i video.

Le strategie di consolidamento dei fornitori IT si possono applicare a UCC, dato che i fornitori stanno sempre più evolvendo la propria offerta con suite integrate. Tuttavia, se si decide di intervenire occorre guardare con attenzione all'infrastruttura esistente.

L'architettura del sistema aziendale ricopre un ruolo significativo nello sviluppo dell'UCC. Si va ben oltre VoIP e la divisione tra reti voce e dati. Si devono considerare le applicazioni desktop e la collaborazione per progettare un programma di interventi UCC che supporti bene le esigenze degli utenti finali.

Dal white paper prodotto da Forrester Consulting "The Unified Communications Journey. How IT Is responding to increasing demand for mobile and visual collaboration".