La posta elettronica é un importante strumento di comunicazione fra le persone in ambito lavorativo.

E’ veloce e apparentemente facile, anche se piena di insidie e fonte di equivoci e problemi. Infatti è delicata, perché comunica il tono e lo stile della relazione, è insidiosa, perché “verba volant, scripta manent”; tutto ciò in brevità, senza rinunciare alla chiarezza dei contenuti. Tra gli errori più ricorrenti che si riscontrano nelle e-mail: usare lo stile del parlato, ricorrere eccessivamente ad abbreviazioni, scrivere il testo in maiuscolo, impiegare troppi link ed emoticon.
Di certo l’utilizzo della posta elettronica è aumentato in modo esponenziale negli ultimi anni.

Detto questo, una recente dichiarazione degli analisti di Gartner relativa all’impiego dei Social Network nelle aziende ha provocato discussioni.
”Forte incremento dell’utilizzo degli strumenti sociali per la comunicazione in ufficio: entro il 2014 il 20% dei dipendenti d’azienda utilizzerà le reti sociali per le comunicazioni business al posto dell'e-mail”.

Dalla discussione del gruppo Forum UCC su LinkedIn estraiamo il seguente parere di Emilio Garavaglia (Eni).

“La mail è nata come metafora elettronica della “cartolina postale” (non garantisce inoltro e mittente, lavora in best effort) e si è evoluta quale mezzo di archiviazione consentendo una identificazione certa dei mittenti (almeno dentro un sistema aziendale che centralizzi la definizione stessa delle utenze e che non sia "autogestito"), una categorizzazione dei documenti ed un “journaling” - visto che per ogni invio/ricezione - associa un timestamp.
Oggi è usata in azienda per scopi che vanno al di la della semplice comunicazione in differita ed ha sempre più a che fare con comunicazioni formali ed ufficiali delle quali si vuole tenere traccia.
I SN sono nati in azienda prevalentemete come strumento di aggregazione delle comunità di pratica (che sono coese professionalmente, ma disperse territorialmente) e si stanno di recente affermando come strumenti di “relazione” anche formali (nei rapporti tra superiori e dipendenti e nei rapporti tra organizzazioni).
Che ci sia una certa area di overlap è senz’altro vero. Che i due strumenti vadano a convergere non è detto. Dipende se chi li integra nei SN lo fa preservando tutta quella serie di funzioni necessarie alla qualificazione e ufficializzazione. Che finirebbero però con lo snaturare in parte il concetto stesso di SN (che è più un sistema relazionale tra peer)” .

Quindi, esistono ancora differenze sostanziali tra e-mail e SN. Specie negli impieghi in azienda. E é non é solo un problema di stile di comunicazione, ma anche di modalità di impiego.
Certo é che gli strumenti di UCC debbono creare condizioni che evitino la dispersione di risorse. Anzi, debbono favorire linguaggi e conoscenze comuni. Per velocizzare e migliorare la comprensione, per migliorare l’integrazione tra le funzioni ed i gruppi aziendali.... Tuttavia i servizi di UCC, soprattutto per la parte di web collaboration, in proiezione disegnano nuovi scenari e stimolano un diverso modo di vedere l'impiego della posta elettronica.        

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