Durante un recente evento sono state presentate alcune considerazioni da cui si evince la necessità di migliorare le nostre comunicazioni, considerazioni che in tale occasione riteniamo utile riprendere per rifletterci.

 In tempo reale
Avete mai pensato a quanto tempo si perde per organizzare al meglio una comunicazione in tempo reale?
Si calcola che il tempo speso per preparare una telefonata di 5 minuti sia pari a 10 minuti.
Anni fa avevo un collega che nel preparare una telefonata si accendeva sistematicamente una sigaretta.
Va anche detto che in rare occasioni si trova la piena disponibilità dell’interlocutore chiamato, anche perché nelle aziende è complesso creare le condizioni di collaborazione.
Tali problemi possono produrre due situazioni paradossali: si rinuncia a comunicare e/o si riduce comunque la comunicazione in tempo reale, oppure si forzano le conclusioni anche se la comunicazione non pone gli interlocutori in grado di decidere con adeguate informazioni.    

 Da persona a persona
Se si analizzano le modalità di comunicazione degli addetti di una azienda si può scoprire che dal 50% al 70% delle informazioni importanti vengono ricevute direttamente da altre persone. Valutazione che dimostra come le modalità di comunicazioni avvengono "da persona a persona" e hanno una forte caratterizzazione di informalità.
Questa situazione è confermata dal fatto che la stragrande maggioranza degli addetti dichiara che le loro aziende non sono capaci di creare un ambiente idoneo a condividere le informazioni.
Se, in tale situazione, prendere decisioni è difficile lo è anche organizzare attività in gruppi di lavoro.
 
 Comunicazioni indesiderate
Ogni addetto impiega mediamente 17,5 ore a settimana nell’attesa di informazioni o per trattare informazioni non volute.
Del resto, risulta che il 91% delle e-mail ricevute è spam, ovvero messaggi indesiderati.
La gestione di una e-mail - apertura, lettura e risposta - richiede in media 4 minuti di tempo.
E’ arrivato il momento di inviare messaggi in diversa modalità e di cambiare le modalità di comunicazione.



Questa nota si ferma qui, anche se siamo consapevoli che esistono altre aree di miglioramento, che riguardano le comunicazioni tra le aziende appartenenti ad una stessa filiera, ovvero fornitori e partner; sino a raggiungere la più ampia area del rapporto con i clienti finali ed i cittadini.