Il successo di un progetto di collaborazione dipende da un duplice approccio: la creazione di una cultura aziendale che incoraggi il lavoro di squadra tra i diversi dipartimenti e la fornitura di strumenti e formazione ai dipendenti, che devono utilizzare in modo efficace i sistemi collaborativi.

Nel seguito qualche suggerimento per i responsabili incaricati di far crescere la collaborazione in azienda.

Anche se la cultura aziendale già incoraggia il lavoro di squadra tra i vari reparti è sempre importante coinvolgere i dirigenti, affinché siano in grado di guidare l'utilizzo di un sistema di collaborazione aziendale, e assicurarsi che tutta l'organizzazione sia pronta a recepire la nuova soluzione.

Decidere come l'organizzazione utilizzerà strumenti di collaborazione e di social networking.
Piuttosto che decidere di usare una piattaforma di social collaboration nei processi aziendali solo perché altre aziende lo stanno facendo, è meglio valutare bene quali benefici produrrà l'uso di tali tecnologie nell’attività quotidiana.
Le aziende a volte usano il metodo della "installazione di prova" per implementare un sistema di collaborazione. Ma questa modalità spesso non ha successo perché l'organizzazione non ha ben individuato gli specifici scopi del programma di collaborazione, e gli utenti aziendali non sono in grado di capire quali possono essere i benefici attesi. Alla fine, l'interesse delle parti potrebbe svanire se non c'è un'idea chiara del perché il sistema deve essere utilizzato.
In primo luogo, occorre stabilire gli obiettivi di business della propria organizzazione, quindi trovare il sistema in grado di supportare tali obiettivi. Ad esempio, un'organizzazione che è interessata a creare specificamente un blog interno per i dipendenti probabilmente prenderà in considerazione soluzioni diverse rispetto al caso di una società che intende consentire ai clienti di comunicare con i propri dipendenti.

Insegnate ai dipendenti come utilizzare efficacemente un sistema di collaborazione.
Una volta che l'organizzazione ha stabilito in modo chiaro gli obiettivi per una strategia di collaborazione aziendale ed è pronta ad implementare un sistema, è indispensabile puntare alla formazione dei dipendenti affinché essi conoscano la tecnologia e il modo migliore per utilizzarla. Le risorse umane, l’IT ed i responsabili dei dipartimenti, soprattutto, debbono mostrare ai collaboratori il valore derivante dall’utilizzo degli strumenti di collaborazione. Per aiutare il buy-in da parte dei dipendenti, bisogna dimostrare come, utilizzando la tecnologia, essi trarranno benefici nel loro lavoro quotidiano.
Una volta che le persone capiscono - in modo chiaro e a livello personale - che gli strumenti di collaborazione sono in grado di evitare ripetizioni, ridurre tempi e fatica, capiranno perché è opportuno adottare le nuove tecnologie ed processi operativi.

Una implementazione può essere particolarmente efficace quando i manager aziendali spingono i loro team ad utilizzare la collaborazione ed il social networking aziendale. In particolare, se i manager iniziano a mettere le informazioni essenziali solo sul nuovo sistema, i dipendenti imparano presto che devono usarlo per rimanere informati.

Utilizzare giusti metodi di valutazione.
Come per ogni nuova iniziativa IT, molte organizzazioni vogliono la prova che un programma di collaborazione stia funzionando. Ma cercare di misurare i guadagni da collaborazione e social networking aziendale è difficile. L'obiettivo resta quello di misurare l'adozione e l'uso. Invece di contare gli aggiornamenti di stato, è più significativo studiare le nuove relazioni e le forme di comunicazione tra dipendente e dipendente che derivano dall'utilizzo della tecnologia.
Idealmente, la nuova interazione incoraggia la condivisione delle informazioni, l'acquisizione delle conoscenze e l'azione collettiva, e consente ai dipendenti ciò che la tecnologia da sola non può compiere. Ecco perché le aziende dovrebbero guardare alle relazioni e ai processi di comunicazione che debbono migliorare, quando si considera la pianificazione e l'implementazione di soluzioni di collaborazione aziendale. Quindi, invece di misurare il numero di conversazioni o altre metriche di ingaggio - come viene comunemente fatto - le aziende devono monitorare i rapporti che si formano e le eventuali lacune che si creano nella comunicazione, come conseguenza dell'uso di un sistema di collaborazione; dovrebbero fare questo con l'obiettivo di aiutare il raggiungimento degli obiettivi aziendali.

Rafforzare la partecipazione.
Anche se i dipendenti constatano i benefici di un nuovo sistema di collaborazione, è facile ricadere nelle vecchie abitudini. Bisogna continuare ad offrire incentivi per l'utilizzo del sistema e apportare miglioramenti ai processi di collaborazione. Gli utenti aziendali potranno cominciare a riscontrare cambiamenti positivi quando la collaborazione viene incorporata nel flusso di lavoro organizzativo e le loro attività diventano più snelle.
Alla fine, l’utilizzo di un sistema di collaborazione diventerà la norma solo se sarà continuamente rafforzato, incoraggiando gli utenti ad adottare più facilmente la tecnologia e i nuovi processi, con l'obiettivo finale di migliorare l'efficienza aziendale e le prestazioni.

Testo tratto da
Effective Enterprise Collaboration Strategy Needs Everyone on the Bus
By: Pamela DeLoatch, Contributor