Sembra che le soluzioni ed i servizi di UCC vengono promossi soprattutto da entità esterne a ciascuna organizzazione e ancora si riscontra assenza di priorità a livello direzionale e inadeguatezza del budget. Ma vi sono cambiamenti in vista, anche con il JobsAct.

Novità sui controlli on-line

E’ recente l’uscita del Decreto legislativo sui controlli a distanza e la policy aziendale trasparente, che semplifica e aggiorna l'articolo 4 dello Statuto dei lavoratori (norma datata 1970 in un contesto tecnologico e produttivo completamente diverso dall’attuale). Tale decreto, attuativo del JobsAct, prevede l'apertura ai controlli a distanza attraverso gli strumenti di lavoro come pc, tablet, telefoni aziendali, senza più passare per accordi sindacali o ispettorato del lavoro. Ma si chiede al datore di lavoro l'obbligo di un preciso documento di policy aziendale da consegnare a tutti i dipendenti. Quindi, oltre a quanto già scritto nel codice etico adottato da un’azienda, occorre preparare questo documento, tenendo conto dei decreti attuativi appena licenziati dal governo, della realtà organizzativa e degli obiettivi interni.
Si ricorda che il tema del controllo a distanza dei lavoratori è stato d'attualità in seguito ad alcuni casi di licenziamento, motivati dall'uso distorto che - secondo l'azienda - il lavoratore aveva fatto di internet, ad esempio attraverso i social network, durante l'orario di lavoro.



Inoltre, esistevano vincoli culturali importanti.
Tra chi in azienda deve decidere si può ancora oggi ascoltare questo genere di obiezioni:

• ”anche con i sistemi attuali, in un modo o nell’altro, si riesce a comunicare”
• ”con meno apertura nella comunicazione si controllano meglio le attività dei collaboratori”
• ”un po’ si rimpiangono le limitazioni sulla teleselezione e sulla comunicazione con i telefonini”
• ”non è possibile lavorare bene con internet”
• ”le e-mail spesso sono eccessive, richiedono molto tempo per essere gestite e distraggono”.

Focus su comunicazione in azienda

Ora, la diffusione delle soluzioni e dei servizi di UCC - anche in versione in cloud – mette in maggiore evidenza l’importanza delle comunicazioni in azienda, mentre sino ad ora gli investimenti erano soprattutto concentrati sulle comunicazioni da e verso i mercati esterni.

Alla domanda “chi promuove meglio i nuovi servizi UCC in azienda?”, l’indagine promossa dal nostro Forum ha evidenziato che sono essenzialmente i soggetti esterni, ovvero fornitori ICT, consulenti, clienti e partner dell’azienda ad esercitare un ruolo attivo.
Mentre, un ruolo inferiore hanno le funzioni aziendali.

Per contro, chi frena di più l’innovazione sul versante UCC sono:

• la mancanza di impegno prioritario da parte del top management
• lo scarso impegno da parte della funzione IT interna
• la non adeguatezza del budget allocato.

Da questo punto di vista sono meno influenti:

• l’assenza di competenze adeguate
• la banda per connettività non sufficiente.

Da questa indagine sembra non vi sia ancora convinzione della priorità dell’investimento in UCC.
Eppure varie indagini confermano che le persone spendono circa 2/3 del loro tempo di lavoro per comunicare e collaborare con altre persone.

Ma, intanto, dalle situazioni in cui si è iniziata ad applicare la flessibilità del lavoro giungono chiari messaggi:

• nell’ambito della conciliazione tra vita privata e lavoro, i dipendenti tendono a lavorare di più per un lavoro flessibile e impostato per obiettivi,
• lo stesso dipendente tende a scegliere le soluzioni migliori per organizzare il proprio lavoro e, in tal caso, è agevolato il suo ingaggio e la sua responsabilizzazione,
• si riscontra una maggiore relazione tra le persone nei team collaborativi e una più alta partecipazione, dalle videoconference alle rilevazioni sul clima aziendale.

Anche l’applicazione dei decreti attuativi del JobsAct potrà contribuire a togliere le ultime incrostazioni, ma certo occorrono investimenti mirati per le attività che non hanno ancora sistemi ICT evoluti, a partire dal settore della PA.
Inoltre, ricordate che UCC è sempre un progetto interfunzionale.
Ma, se possibile, evitate di lasciare la leadership alla direzione del personale, perché il progetto potrebbe arenarsi...sulla difficoltà di gestire il rapporto con l’Inail, che richiede di essere preventivamente informata sui dipendenti interessati e sui luoghi di lavoro che gli stessi occuperanno in una determinata giornata di attività!